Η κατοχύρωση εμπορικού σήματος μπορεί να γίνει σε τρία επίπεδα: Εθνικό, Κοινοτικό ή Διεθνές.
Εθνικό Επίπεδο
Με τον νέο Νόμο περί Σημάτων (υπ’ αριθμ. 4072/2012), ο οποίος έχει τεθεί σε ισχύ, η διαδικασία κατοχύρωσης ενός εθνικού εμπορικού σήματος περιλαμβάνει τα κάτωθι στάδια:
1. Αρχικά το εν δυνάμει εμπορικό σας σήμα ταξινομείται σε κλάσεις. Οι κλάσεις είναι κατηγορίες προϊόντων ή υπηρεσιών. Αναλυτική περιγραφή των κλάσεων μπορείτε να βρείτε εδώ.
2. Στη συνέχεια διενεργείται ένας νομικός προέλεγχος, προκειμένου να εξεταστεί η διαθεσιμότητα του σήματος για τις κλάσεις που σας ενδιαφέρουν.
3. Για την κατοχύρωση εθνικού σήματος κατατίθεται δήλωση στη Διεύθυνση Εμπορικής και Βιομηχανικής Ιδιοκτησίας (Υπηρεσία Σημάτων) του Υπουργείου Ανάπτυξης, Ανταγωνιστικότητας και Ναυτιλίας.
4. Η δήλωση λαμβάνει αριθμό, ημερομηνία και ώρα κατάθεσης και καταχωρείται στο μητρώο σημάτων. Για κάθε δήλωση δημιουργείται μία καρτέλα, το περιεχόμενο της οποίας καθορίζεται με απόφαση του Υπουργού Ανάπτυξης, Ανταγωνιστικότητας και Ναυτιλίας και η οποία κατ’ ελάχιστο περιέχει τα εξής στοιχεία: αριθμό δήλωσης, ονοματεπώνυμο του καταθέτη και ώρα κατάθεσης δήλωσης, αποτύπωση του εμπορικού σήματος καθώς και αναφορά με χρονολογική σειρά στις αποφάσεις που εκδίδονται επί της δήλωσης κατάθεσης, τις ανακοπές, τις προσφυγές, τις αιτήσεις έκπτωσης και ακυρότητας στις πράξεις που εγγράφονται επί του σήματος.
5. Στη συνέχεια η Υπηρεσία Σημάτων και ο αρμόδιος εξεταστής εξετάζει εάν πληρούνται όλες οι προϋποθέσεις αποδοχής της εν λόγω δήλωσης κατοχύρωσης εμπορικού σήματος.
6. Εάν πληρούνται όλες οι προϋποθέσεις αποδοχής της δήλωσης εμπορικού σήματος, τότε η δήλωση γίνεται δεκτή και δημοσιεύεται η σχετική απόφαση.
7. Εάν εγερθούν αντιρρήσεις από την Υπηρεσία Σημάτων, ο καταθέτης θα κληθεί εντός προθεσμίας ενός (1) μηνός να καταθέσει παρατηρήσεις.
Κοινοτικό Επίπεδο
Η διαδικασία κατοχύρωσης κοινοτικού σήματος έχει επιταχυνθεί ιδιαίτερα τα τελευταία χρόνια. Ωστόσο υπερστόχος του Κοινοτικού Γραφείου Σημάτων είναι να ολοκληρώνεται η όλη διαδικασία εντός του χρονικού διαστήματος των 26 εβδομάδων [σε περίπτωση που δεν υπάρξει ανακοπή από τρίτο μέρος (opposition)], κάτι το οποίο είναι εξαιρετικά δύσκολο, εάν αναλογιστεί κανείς ότι παρέχει προστασία αυτομάτως και ταυτόχρονα σε 27 κράτη-μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Η διαδικασία έχει ως εξής:
1.Αρχικά κατατάσσεται το κοινοτικό σήμα σε κλάσεις. Οι κλάσεις είναι κατηγορίες προϊόντων ή υπηρεσιών, στις οποίες ταξινομείται το κάθε σήμα. Σκόπιμο είναι να επιλέγονται με προσοχή και να είναι σαφείς και ορισμένες, προκειμένου να μην συμπλέκονται με το περιεχόμενο άλλων κλάσεων παραπλήσιων σημάτων. Άλλως ειπείν, η εξειδίκευσή τους προστατεύει εν τέλει τον δικαιούχο του σήματος, ο οποίος αποφεύγει τη γέννηση τυχόν κινδύνου σύγχυσης με άλλα παραπλήσια σήματα.
2.Στη συνέχεια γίνεται ο νομικός προέλεγχος προκειμένου να εξακριβωθεί εάν το προς κατοχύρωση κοινοτικό σήμα είναι διαθέσιμο για τις συγκεκριμένες κλάσεις.
3. Στη συνέχει κατατίθεται αίτηση κατοχύρωσης του κοινοτικού σήματος και λαμβάνεται αριθμός κοινοτικού σήματος.
4. Με την κατάθεση αίτησης κατοχύρωσης του κοινοτικού σήματος εκκινεί η προθεσμία των τριάντα (30) ημερών, εντός της οποίας θα πρέπει να κατατεθούν τα τέλη κατοχύρωσης (registration fees) με έμβασμα σε σχετικό τραπεζικό λογαριασμό του Κοινοτικού Γραφείου στο Αλικάντε της Ισπανίας. Σε περίπτωση που δεν καταβληθούν εμπρόθεσμα, δεν ακυρώνεται η αίτηση, απλά ως ημερομηνία κατάθεσης δεν λαμβάνεται η υπόψη η πραγματική ημερομηνία κατάθεσης της αίτησης αλλά αυτή της κατάθεσης των τελών.
5. Στη συνέχεια ο φάκελος ακολουθεί την εσωτερική διαδικασία δημοσίευσης του Κοινοτικού Γραφείου. Συγκεκριμένα, εξετάζεται η αίτηση και εάν πληρούνται όλα τα τυπικά στοιχεία, γίνεται σε πρώτο στάδιο αποδεκτή. Εάν δεν πληρούνται, η αίτηση απορρίπτεται.
6. Ύστερα εξετάζεται η διαθεσιμότητα του συγκεκριμένου κοινοτικού σήματος για τις συγκεκριμένες κλάσεις. Εάν υπάρχει διαθεσιμότητα και δεν βρεθεί κανένα παραπλήσιο προγενέστερα κατοχυρωμένο σήμα για τις ίδιες κλάσεις, γίνεται αποδεκτό το σήμα σε δεύτερο στάδιο.
7. Δημοσιεύεται το σήμα και κοινοποιείται τοις πάσι.
8. Ακολουθεί μία διαδικασία διαπραγματεύσεων κατά την οποία τρίτα μέρη που θεωρούν ότι το επίδοξο σήμα ομοιάζει με το δικό τους εγείρουν αντιρρήσεις.
9. Εάν τα εμπλεκόμενα μέρη συμφωνήσουν μεταξύ τους, η διαδικασία ολοκληρώνεται και το σήμα κατοχυρώνεται. Διαφορετικά ακολουθείται ο δρόμος της ανακοπής (opposition).
Διεθνές Σήμα
Όσον αφορά τα διεθνή σήματα, δεν υπάρχει μια αντίστοιχη διαδικασία με το κοινοτικό σήμα που να καταχωρεί αυτομάτως ένα σήμα σε διεθνές επίπεδο. Για το λόγο αυτό, έχει ψηφιστεί η Συνθήκη της Μαδρίτης και στο οποίο είναι μέλη 85 χώρες από όλον τον κόσμο, συμπεριλαμβανομένης και της Ελλάδας από τη 10/08/2000.
Σύμφωνα με τη Συνθήκη, δίνεται η δυνατότητα καταχώρησης ενός σήματος αυτομάτως σε όσες από τις 78 χώρες μέλη επιθυμεί ένας δικαιούχος καταθέτοντας μια και μόνο αίτηση στη WIPO (Word Intellectual Property Organization), που είναι και ο αρμόδιος φορέας, με έδρα τη Γενεύη της Ελβετίας.
Αναλυτικότερα, οι χώρες στις οποίες μπορεί να κατοχυρώσει ο κάτοχος ενός εθνικού ή κοινοτικού σήματος ένα διεθνές σήμα είναι οι κάτωθι:
Αλβανία (Albania), Αλγερία (Algeria), Αντίγκουα (Antigua), Αρμενία (Armenia), Αυστραλία (Australia), Αζερμπαϊτζάν (Azerbaijan), Μπαχρέιν (Bahrain), Λευκορωσία (Belarus), Μπουτάν (Bhutan), τη Βοσνία (Bosnia), την Μποτσουάνα (Botswana), την Κίνα (China), την Κροατία (Croatia), Κούβα (Cuba), Αίγυπτος (Egypt), Γεωργία (Georgia), Γκάνα (Ghana), Ισλανδία (Iceland), Ιράν (Iran), Ιαπωνία (Japan), το Καζακστάν (Kazakhstan), την Κένυα (Kenya), την Κιργισία (Kyrgyzstan), το Λεσότο (Lesotho), Λιβερία (Liberia), το Λιχτενστάιν (Liechtenstein), την ΠΓΔΜ (Fyrom), τη Μαδαγασκάρη (Madagascar), τη Μολδαβία (Moldova), Μονακό (Monaco), Μογγολία (Mongolia), Μαυροβούνιο (Montenegro), Μαρόκο (Morocco), Μοζαμβίκη (Mozambique), Ναμίμπια (Namimbia), Ολλανδικές Αντίλλες Netherlands Antilles), η Βόρεια Κορέα (North Korea), η Νορβηγία (Norway), Ομάν (Oman), Ρωσική Ομοσπονδία (Russian Federation), Αγία Τομέ και Πρίνσιπε (Saint Tome and Principe), Σαν Μαρίνο (San Marino), Σερβία (Serbia), Σιέρα Λεόνε (Sierra Leone), Σιγκαπούρη (Singapore), Νότια Κορέα (South Korea), Σουδάν (Sudan), Σουαζιλάνδη (Swaziland), την Ελβετία (Switzerland), τη Συρία (Syria), το Τατζικιστάν (Tajikistan), Τουρκία (Turkey), Τουρκμενιστάν (Turkmenistan), Ουκρανία (Ukraine), ΗΠΑ (USA), Ουζμπεκιστάν (Uzbekistan), το Βιετνάμ (Vietnam), Ζάμπια (Zambia).
Περαιτέρω, σε περίπτωση που κάποιος έχει ξεκινήσει από εθνική κατοχύρωση, μπορεί σε επίπεδο διεθνές να ζητήσει την κατοχύρωση διεθνούς σήματος και στις κάτωθι ευρωπαϊκές χώρες:
Αυστρία (Austria), το Μπενελούξ ( δηλ. Βέλγιο, Λουξεμβούργο και Κάτω Χώρες- Benelux), Βουλγαρία (Bulgaria), Κύπρος (Cyprus), Τσεχική Δημοκρατία (Czech Republic), Δανία (Denmark), Εσθονία (Estonia), Ευρωπαϊκή Ένωση (European Union), Φινλανδία (Finland), Γαλλία (France), Γερμανία (Germany), Ουγγαρία (Hungary), Ιρλανδία (Ireland), Ιταλία (Italy), Λετονία (Latvia), Λιθουανία (Lithuania), Πολωνία (Poland), Πορτογαλία (Portugal), Ρουμανία (Romania), Σλοβακία (Slovakia), Σλοβενία (Slovenia), Ισπανία (Spain), Σουηδία (Sweden), Ηνωμένο Βασίλειο (United Kingdom).
Με την κατάθεση αίτησης κατοχύρωσης ενός διεθνούς σήματος σε μία ή περισσότερες χώρες δε δημιουργείται ένα ‘υπερεθνικό’ σήμα σε όλο τον κόσμο αλλά ένα σύνολο εθνικών σημάτων (WO), τα οποία κρίνονται στην εκάστοτε χώρα προορισμού δυνάμει της εθνικής της νομοθεσίας. Προϋπόθεση για να μπορέσει να κατατεθεί αίτηση κατοχύρωσης ενός εμπορικού σήματος σε επίπεδο διεθνές είναι η προηγούμενη κατοχύρωσή του είτε σε επίπεδο εθνικό (χώρα προέλευσης η Ελλάδα) είτε σε επίπεδο κοινοτικό (χώρα προέλευσης το Κοινοτικό Γραφείο Σημάτων). Εάν μάλιστα η μετατροπή ενός σήματος σε επίπεδο διεθνές γίνει εντός έξι μηνών από την προηγούμενη κατάθεση αίτησης κατοχύρωσης σε επίπεδο εθνικό ή κοινοτικό, ο αιτών χαίρει του προνομίου προτεραιότητας (priority right). Μπορεί δηλαδή να διεκδικήσει ως ημερομηνία κατάθεσης της αίτησης κατοχύρωσης του διεθνούς σήματος την προγενέστερη ημερομηνία κατάθεσης της εθνικής ή της κοινοτικής.
Η διαδικασία κατοχύρωσης διεθνούς σήματος συνίσταται: α) στην κατάθεση σχετικού φακέλου στο Υπουργείο Εμπορίου (ή στο Γραφείο Εναρμόνισης στην Εσωτερική Αγορά). Στον φάκελο αυτό πρέπει να συμπεριληφθεί ένα παράβολο Δημοσίου, ύψους 15 ευρώ, που συνιστά το τέλος μεταβίβασης του φακέλου από το εθνικό γραφείο στο Διεθνές Γραφείο Σημάτων εντός προθεσμίας δύο μηνών, β) ή εναλλακτικά στην κατάθεση σχετικού φακέλου στο Κοινοτικό Γραφείο Σημάτων και στην αυθημερόν καταβολή του τέλους μεταβίβασης (transmission fees), ύψους 300 ευρώ, προκειμένου να διαβιβάσει το Κοινοτικό Γραφείο τον φάκελο στο Διεθνές Γραφείο Σημάτων. Στη συνέχεια, μόλις φθάσει ο φάκελος στο Διεθνές Γραφείο Σημάτων, το τελευταίο φροντίζει να τον διαβιβάσει σε όλα τα εθνικά γραφείο των χωρών προορισμού (των χωρών στις οποίες ο αιτών έχει αιτηθεί προστασίας), στις οποίες πλέον η αίτηση κρίνεται με βάση την τοπική (εθνική) νομοθεσία.
Το κόστος της διαδικασίας περιλαμβάνει περαιτέρω το βασικό τέλος για την κατάθεση ασπρόμαυρου διεθνούς σήματος, ύψους 653 ελβετικών φράγκων και το βασικό τέλος για την κατάθεση έγχρωμου διεθνούς σήματος, ύψους 903 ελβετικών φράγκων. Επιπλέον, η εκάστοτε χώρα προορισμού, στην οποία ο αιτών επιζητά προστασία μπορεί να συνεπάγεται κάποια ατομικά ή συμπληρωματικά τέλη (individual fees/supplementary-complementary fees).